Шест точка-три. Точно толкова часове според скорошно проучване, поръчано от технологичния гигант Adobe, американците прекарват средно, отговаряйки на имейли всеки ден. Казано по друг начин: харчите цял трето от будния ви живот, залепен за входящата ви поща, отговарящ на нишките на съобщенията, които, честно казано, биха могли да бъдат хеширани в рамките на петминутен IRL чат. Нещо трябва да се даде.
За щастие получаването на нещо, което да дадете, в много случаи е толкова лесно, колкото натискането на бутон. Чрез прилагане на поредица изпитани и истински тактики можете да намалите часовете си, прекарани в имейл, до нула. Само си помислете: колко време бихте спестили, ако никога повече не трябваше да изтегляте ръчно прикачен файл? Или какво, ако можете да изтеглите набързо изпратен имейл от етера, спестявайки ви време (и паника!), Прекарано в изготвянето на „Съжалявам, не исках да изпратя това“ имейл?
Да, всичко това интернет джиу-джицу е възможно. Събрахме заедно 17-те най-добри спестяващи време, подобряващи живота и повишаващи ефективността електронни хакове по-долу. Така че четете нататък, защото тази съдба на нулевата пощенска кутия очаква. И за повече начини да се възползвате максимално от вашите 6,3 часа, не пропускайте 15 студени отворени бизнес имейла, които ви отличават .
1 Масивно отписване.
Shutterstock
Добре е, че пощенската ви кутия е претрупана като общежитие за старши хора по време на финалите. Добре е също така, че по-голямата част от тази бъркотия се дължи на ежедневни или седмични имейли от търговци, организации и други бюлетини, за които може да сте се регистрирали през годините. Като се използва Unroll.me , можете да проследите всички списъци, в които може да сте, и да се отпишете от всички, от които вече не искате да получавате информация. Всъщност, един Най-добър живот редакторът успя да използва Unroll.me, за да определи огромните 135 абонамента. Колко ще се появиш? И без колко бихте могли да се справите?
2 Включете клавишните комбинации.
Shutterstock
Всички знаем основните клавишни комбинации. (Command- ДА СЕ : Избери всичко. Command- ° С : копие. Command- P : паста. И т.н.) Но потребителите на Gmail имат възможност да включат разширен набор от преки пътища. Първо отидете на настройки . Щракнете върху общ раздел. Приблизително по средата ще видите a комбинация от клавиши опция, изключена по подразбиране. Включете го и ще получите достъп до тези лесни натискания на клавиши:
- ° С : стартиране на ново съобщение
- Shift- ° С : стартиране на ново съобщение в нов прозорец
- д : стартиране на ново съобщение в нов раздел
- F : препращане на съобщение
- #: изтриване на съобщение
- Shift- Аз : маркиране на съобщение като прочетено
- Shift- U : маркиране на съобщение като непрочетено
- Command- С : запишете съобщение
3 И след това ги автоматизирайте.
Shutterstock
Ако имате проблеми със запаметяването на този сборник от клавишни комбинации, Keyrocket, приставка за Google Chrome, ще ви напомня, докато пишете. (Неинвазивно, разбира се.) И за повече начини да се превърнете в машина за производителност, научете 15 начина да удвоите производителността си за половината време.
4 Използвайте хаштагове.
Да, наистина, организационният инструмент за подпис на социалните медии работи и за електронна поща. Хвърлете хаштаг или два в края на подписа си - частта от имейла, която обикновено е отрязана, така че получателите няма да виждат, нито да оценяват маркера ви '#workhardplayhard' - за лесно търсене. Просто въведете хаштага в полето за търсене в горната част на входящата си поща и ще видите всеки имейл, кодиран с него.
5 Активирайте опцията „unsend“.
Shutterstock
Всички сме били там: изготвяте имейл, изпращате го в етера и веднага осъзнавате, о, не, това съобщение не беше готово за изпращане. Оказва се, че можете да върнете съобщенията си от ръба, като инсталирате полезно забавяне. В Gmail, например, отидете под настройки , тогава общ . Ще намерите бутон за отмяна като петия вариант. Включи го. Можете да изберете от падащото меню с интервали от 10 секунди, те ще диктуват колко време имате, преди съобщението ви да бъде изпратено завинаги.
6 Задайте тази функция на 10 секунди.
Shutterstock
Съвет: ако използвате имейл като де факто услуга за незабавни съобщения, препоръчваме да зададете бутон за отмяна до 10 секунди. По този начин отговорите ви няма да бъдат изпратени със закъснение от половин минута. Не, 30 секунди не звучат много, но нека го кажем по следния начин: Ако избраната от вас услуга за незабавни съобщения (Slack, GChat, Facebook Messenger - каквото и да е!) Задържа толкова дълго всяко изходящо съобщение, вашите контакти бързо ще се разраснат.
7 Или просто попълнете полето „до“ последно.
Shutterstock
Това е добър навик за осиновяване, хора. (Вижте предишните два слайда.)
8 Използвайте този знак за изключване.
Shutterstock
„За имейл, който започва с поздрав„ здравей “или„ здравей “, затваряне като„ най-доброто “би било последователно“, казва Патриша Нейпир-Фицпатрик , основател и президент на Училището по етикет в Ню Йорк . „„ Най-доброто “, макар и прекалено използвано, е едно от най-безопасните затваряния като цяло, защото е обидно и универсално подходящо.“ Точно така: Въпреки широкото си прекомерно използване, „Най-доброто“ е Най-добрият начин да подпишете имейлите си.
9 И този имейл подпис.
Shutterstock
Когато сте на път, поне ще искате да се откажете от досадни, сладки фрази („Моля да простите всяка печатна грешка.“ Изпратено от моя 1,21 гигават процесор. “Изпратено от моя iPhone - моля, помислете за околната среда, преди да отпечатате . ') вместо нещо просто, елегантно, праволинейно: „Изпратено от пътя“. Според Бен датнер , изпълнителен треньор, той проверява всички тези кутии, като същевременно предизвиква атмосфера на Керуак. Нищо чудно, че е така Подписът за смартфон с един имейл, който всеки трябва да има.
10 И това съобщение извън офиса.
Според Джейн Скъдър , професор в бизнес училището на Университета Лояла в Чикаго, когато попълвате съобщение извън офиса, това е форматът, към който трябва да следите:
Благодаря за имейла ви. Аз съм OOO от вторник, 12 юни до петък, 15 юни, без достъп до имейл. Ако това е спешно, моля, свържете се с [ЛИЦЕТО, КОЙТО Е ДО ВАС НА ВЕРИГАТА - или, ако имате такъв, ИМЕТО НА ВАШЕТО ПОТРЕБИТЕЛЕ ЗА КАФЕ] на [ИМЕЙЛ АДРЕС] В противен случай ще отговоря на всички съобщения, когато се върна .
За подробности на ниво nitpick, като например дали да приключите съобщението в последния си ден или в първия си ден назад - или дали да включите телефонен номер на not - просто се консултирайте нашите честно казано също изчерпателно ръководство по въпроса.
11 Променете плътността на дисплея.
Потребителите на Gmail могат да избират измежду три различни плътности на дисплея за входящата си поща: удобен, уютен и компактен. Плътността на дисплея не засяга нищо повече от това колко празно пространство съществува между всяко съобщение в дисплея на входящата ви поща. Това е малко повече от въпрос на предпочитание, но помислете за него като за курсова работа. Комфортното е като двойно подредено разстояние, където уютното е еднопосочно разстояние, а компактното е подобно на полуостроеното разстояние.
12 Не забравяйте да архивирате.
Shutterstock
Можете да премахнете имейлите от входящата си поща, без да се налага да ги премахнете напълно от папката за боклук. Чрез „архивиране“ на отделни съобщения те веднага ще се скрият от входящата ви поща и всичките ви папки. Но все пак можете да ги проследите, ако е необходимо, чрез функцията за търсене. В Gmail можете незабавно да архивирате съобщения, след като ги отворите, като щракнете върху малкото „x“, което се появява до темата.
13 Следвайте правилото за две минути.
Shutterstock
Отстояван от експерти по производителност от всички линии, правилото за две минути е сигурен начин за справяне със стреса, свързан с електронната поща. Ето как работи: Ако можете да отговорите и забравите за имейл след две минути или по-малко, справете се с него веднага. Ако не, хвърлете го настрана за по-късно.
14 Изпращайте вашите имейл отговори.
За да намалите времето, което прекарвате залепени за екрана, заснети в умопомрачителни обменни връзки и назад, посочете часове от деня си като периоди на „отговор на имейл“. (Може би е час сутрин и 90 минути следобед. Може би е три часа след обяд. Каквото и да ви върши работа!) Тогава отговаряйте само на имейли през тези времеви рамки - и никога извън тях.
15 Ограничете имейлите си на 140 знака.
Да, точно като Tweet (или поне Tweet преди 280 революция). Като Андрю чанта , главен изпълнителен директор на социалната мрежа Gab, съветва в Medium пост , най-добре е да поддържате имейлите си възможно най-кратки. „Бих искал да ви помогна да разрешите проблем X. Направих Y и Z предложи да се свържем. Можете ли да говорите? Няма нужда от цветни поздрави.
какво означава да мечтаеш да те застрелят
16 Задайте прикачени файлове за автоматично изтегляне.
Shutterstock
Ако това, тогава онова (IFTTT) , приложение за оптимизиране на имейли, може да ви помогне да зададете специфичен „език“, така да се каже, който ще изреже куп слогани от типа посредник. Например: ако входящ имейл има прикачен файл, IFTTT автоматично ще го изтегли на вашия Google Drive.
17 Не отговаряйте на имейли след часове.
Не е тайна, че американците са преуморени - и, както показа проучването на Adobe, голяма част от това преумора идва от честите имейли. Ето защо по-рано тази година членовете на съвета на Ню Йорк внесоха законопроект, който би направил незаконно фирмите да изискват от служителите да проверяват имейли след работно време. (Вдъхновен е от действащия понастоящем закон във Франция, където компаниите с персонал, по-голям от 50, трябва да определят строги насоки за работа извън работно време, или в противен случай са изправени пред финансови санкции.)
За да откриете още невероятни тайни за това как да живеете най-добрия си живот, Натисни тук за да се регистрирате за нашия БЕЗПЛАТЕН ежедневен бюлетин!
