С пандемия от коронавирус затваряйки офиси по целия свят, безброй компании и физически лица преосмислят как изглежда работният ден. Тези промени обаче се простират далеч отвъд облеклото на търговските офиси за изпотяване - за много хора това означава и внезапна потоп от видеоконферентни разговори.
Но с много хора използване на Zoom и други платформи за видеоконференции за първи път простото влизане в срещата и извличането на максимума от тези видеоконференции могат да бъдат две много различни неща. С помощта на експерти сме събрали окончателните предимства и недостатъци, които ще ви помогнат да накарате всяко видеоконферентно обаждане да премине без проблеми.
Направете: Поддържайте мястото под себе си подредено.
Shutterstock / fizkes
Ако не бихте поканили колегите си в офиса си, без първо да го почистите, не ги канете домашния ви офис когато е нещо по-малко от подредено.
„Искате колегите да виждат домашния ви офис като спретнат и организиран“, казва Кристен Саутхол Уотс , автор на Самостоятелният работен ден . В допълнение към почистване на вашето пространство , Уотс препоръчва да се избягва пряка видимост към вратата и да се пренарежда „офиса ви, така че членовете на семейството, които надникнат, да не станат част от срещата ви.“
Не: Поставете компютъра си под лицето си.
Shutterstock
Поддържането на добър зрителен контакт е от съществено значение за срещите, независимо дали ги провеждате лично или онлайн, затова се уверете, че камерата ви е разположена правилно.
„Всеки има ъгли, които изглеждат добре за него, но никой не е от гледна точка на земята“, казва Флин Зайгер , Изпълнителен директор на креативна агенция за дигитален маркетинг Онлайн оптимизъм . Вместо това Zaiger препоръчва да повдигнете компютъра си така, че да е малко над нивото на очите, за да улесни другите да ви видят и да изглеждате най-добре .
Направете: Изключете известията си.
Shutterstock / Алексей Болдин
какво означава сърбящи пръсти на краката
Тези известия, които се получават на вашите устройства, не ви разсейват просто - те разсейват всички във вашето видеообаждане.
„Не е нужно да бъдете уведомявани за всяко заглавие на новини или ново качено видео в момента, в който се случат, особено не по време на определените от вас работни блокове“, казва Уотс, който отбелязва, че „всеки път, когато хвърлите бърз поглед на вашите емисии в социалните медии, губите много продуктивно време. '
Не: Изчакайте до последната минута, за да изработите технически изкривявания.
Shutterstock / CLS Digital Arts
Ако искате срещата ви да протича гладко, уверете се, че сте тествали софтуера си, включително настройките за видео и аудио, преди да започнете разговора.
„Започването на срещата и след това осъзнаването, че звукът е прекъснат или видеото е объркано, причинява закъснения“, казва Рувим Йонатан , Главен изпълнителен директор на GetVoIP , който предупреждава, че това дори може да ви струва бизнес, ако кара клиентите да ви възприемат като неефективни. За да сте сигурни, че всичко е в правилния ред, Yonatan препоръчва първо да направите сухо бягане с приятел, който може да ви даде обратна връзка.
Направете: Изградете престой между разговорите.
Shutterstock / Роман Самборски
Дори ако имате срещи с гръб до гръб, само няколко минути престой между тях може да направи разликата в това колко ефективни сте във всяка една.
„След разговори и конференции ще ви трябват няколко минути, за да отмените последващи имейли или текстове, да организирате бележките, които сте направили по време на срещата, и да преминете мислено скоростите за следващата задача“, казва Уотс, отбелязвайки, че липсата на времето за подготовка между разговорите може да увеличи риска от разсейване.
Не: Говорете твърде бързо.
Shutterstock / fizkes
Не позволявайте на обичайната си реч от минута на минута да затруднява колегите ви да разберат въпроса, който се опитвате да преодолеете.
„Не говорете прекалено бързо, така че слушателите (и гледащите) да имат проблеми с разбирането ви“, казва Дебора Суини , Главен изпълнителен директор на MyCorporation . Ако трябва да направите крачка с пауза, Суини препоръчва да се усмихвате на камерата, вместо да използвате пълнителни думи като „хм“ или „ъъъ“, което може да ви накара да изглеждате неподготвени.
Направете: Обърнете внимание на езика на тялото на други хора.
Shutterstock / Фокус и размазване
Ако твърде много хора говорят наведнъж, може за миг да се превърне в неразбираема какофония. Ако искате да избегнете припокриване на речта, уверете се, че четете език на тялото за да получите подсказки за това кога е безопасно да се говори.
„Обичайните признаци, за които трябва да внимавате, са кимане на глави или уста, които започват да се отварят“, казва Джулиан Йост , Главен изпълнителен директор и съосновател на Космическа база .
Не: Дръжте ненужните раздели отворени.
Shutterstock / Friends Stock
Ако искате да запазите ума си съсредоточен върху задачата - и да избегнете потенциално неудобство - уверете се, че сте затворили или свели до минимум всички ненужни раздели по време на срещата си.
„Не искате да бъдете изненадани, когато някой попита:„ Можете ли да споделите екрана си и да ни покажете? “, Казва Шейн Шърман , Главен изпълнителен директор на TechLoris , който отбелязва, че отварянето на твърде много раздели едновременно може дори да повлияе на качеството на вашето обаждане.
Направете: Използвайте слушалките си.
Shutterstock / fizkes
Колегите ви искат да ви слушат - а не звука на играта на децата ви, лаенето на кучето ви или линейката, която отива отвън.
„Повечето микрофони за лаптопи са наистина лоши и улавят всеки малък шум“, казва Джули Бий , президент на BeeSmart социални медии . „Слушалките и слушалките свеждат до минимум фоновия шум и възприемат това, което казвате.“
Не: Четене.
Shutterstock / Pressmaster
Ако искате участниците във вашата среща да останат ангажирани, опитайте се да стимулирате диалог, вместо да произнасяте реч.
„Обхватът на нашето внимание е още по-кратък в наши дни, така че вместо да седите пред компютъра и да говорите с участниците в разговора, ангажирайте хората в разговори“, препоръчва Бий, която казва, че този навик също така държи хората ангажирани и внимателни при разговора. .
Направете: Използвайте бутоните за изключване на звука и видео.
Shutterstock / Sarach Naetimaetee
Не е необходимо да включвате микрофона или камерата си по време на всяка среща, ако не сте били изрично помолени да го направите.
„Ако не говориш, заглуши се. Ако трябва да се движите много, или да станете и да си починете от срещата ... тогава скрийте видеоклипа си и заглушете себе си ”, предлага Бий.
Не: Разчитайте изключително на WiFi.
Shutterstock / Olivier Le Moal
добри шеги за априлския ден
Наличието на резервен план, в случай че вашият WiFi се изключи, означава, че няма да пропуснете нито една важна подробност.
„Нищо не може да се сравнява със солидната мрежова производителност на Ethernet кабел от старата школа“, казва той Йован Миленкович , съосновател на CommandTech . Въпреки че много лаптопи вече нямат Ethernet портове, Миленович отбелязва, че адаптерите CAT5 към USB са евтини и лесно достъпни, за да могат да се включат.
Направете: Настройте автоматичен запис.
Shutterstock / Olivier Le Moal
Вместо неистово да се опитвате да правите бележки по време на срещата си, настройте автоматичен запис, за да можете да се наслаждавате на дословен дневник на всичко, което се е случило след това.
„Мащабирането ви позволява автоматично да записвате обаждания и това може да бъде безценно за записване на обратна връзка от клиент или екип по проект“, казва Dusti арабски , бизнес стратег с Reinvention Co .
Не: Оставете други устройства с интернет достъп да работят.
Shutterstock / Дейвид Хераес Калзада
Изключването на други устройства с достъп до интернет около дома ви, преди да започнете срещата си, може да ви помогне да ограничите закъсненията във вашата връзка и да поддържате гладкото си видеоконферентно обаждане.
„Дори и най-добрият интернет пакет няма да гарантира, че вашият домашен интернет може да поддържа дълги бизнес срещи чрез видеоконференция“, казва Миленкович, който препоръчва да помолите съквартирантите и членовете на семейството да задържат игрите и изтеглянията по време на срещата ви, когато е възможно.
Направете: Използвайте функцията за чат.
Shutterstock / Rawpixel.com
Има лесно решение, ако искате да избегнете всички да си говорят помежду си, когато е време за въпроси и отговори в края на срещата.
„Използвайте функцията за чат, за да заявите, че първо имате въпрос или изявление, вместо просто да го размиете“, предлага Матю Рос , съосновател и главен оперативен директор на Дрямовият двор .
Не: Носете потта си.
Shutterstock / fizkes
Отнасяйте се към вашите виртуални колеги със същото уважение, с което бихте се отнасяли лично към тях, и не забравяйте да погледнете частта за вашата среща.
„Опитайте се да избягвате нещо прекалено ярко и всичко с твърде много шарки“, предлага Кайл Търк , Вицепрезидент по маркетинг в Основно търсене . Търк добавя, че дори да мислите, че вашите колеги ще ви виждат само от раменете нагоре, носенето на подходящи за работа долнища винаги е добра идея, в случай че трябва да се изправите или да се движите.
Направете: Имайте резервен план.
Shutterstock / Monkey Business Images
Имайте под ръка цялата приложима информация за вход за вашата среща и няма да пропуснете нито един удар, ако връзката ви изостава.
„Уверете се, че имате телефонен номер или резервен план, в случай че не се свърже онлайн, както е планирано“, предлага Пейдж Арноф-Фен , основател и главен изпълнителен директор на глобална фирма за стратегически маркетинг Mavens & Moguls .
Не: Използвайте клавиатурата.
Shutterstock / Jacob Lund
Ако искате да правите бележки по време на срещата си, имайте под ръка тетрадка, вместо да потупвате на клавиатурата.
„Независимо дали си правите бележки или отговаряте на имейли или екипни чатове, звукът при въвеждането ви отвлича вниманието“, казва Марк Страсман , SVP и GM на UCC при LogMeIn . Ако ръкописните бележки не изглеждат като адекватна алтернатива, Страсман предлага да се използва вградената услуга за транскрипция, достъпна на повечето платформи за видеоконференции.
Направете: Активирайте горещите клавиши.
Shutterstock / Clear
Вместо да бъркате, за да намерите бутона за достъп до вашия микрофон, активирайте горещите клавиши преди срещата си, за да можете лесно да чуете, когато е необходимо.
„Активирането на услугата„ предаване “ще гарантира, че не сте причина за белия шум, ехото и фоновия шум в среда на групово обаждане“, казва Кийнан Бийвис , основател на Longhouse Media , който отбелязва, че тази функционалност е налична на платформи като Zoom, Skype и Discord.
Не: Забравете да излезете.
Shutterstock / shurkin_son
Преди да се преоблечете отново в потта си, ще искате да направите една важна последна стъпка: прекратете разговора.
„[Не] оставяйте охраната си, преди да излезете - микрофонът / високоговорителят все още може да работи!“ предупреждава Арноф-Фен.
