Що се отнася до имейла, може да си помислите, че знаете всичко, което трябва да знаете. В крайна сметка повечето от нас изпращат и получават средно 121 имейла на ден , според фирма за проучване на технологични пазари Групата Радикати . Но въпреки че вероятно прекарвате значителна част от всеки ден, затруднявайки се във входящата си поща, все пак може да научите нещо или две. Всъщност има много правила за етикет, които редовно се изплъзват на вас и много други хора във вашия списък с контакти. Искате ли да сте сигурни, че се държите възпитано по електронен път? Ето 17-те златни правила за изпращане на имейли, които вероятно не сте знаели, но трябва да знаете.
1 Отговорете на момента, в който получите имейл, дори ако имате нужда от повече време.
Shutterstock
Никой не оценява получаването на отговор на имейл седмици след изпращането му. Всъщност проучване от 2018 г., проведено от консултантска фирма Toister Performance Solutions разкри, че 41 процента от хората очакват имейл отговор от своите колеги за по-малко от час. (Започнете да изготвяте извинителни бележки до вашия счетоводен отдел сега!)
Разбира се, някои отговори по имейл ви приканват да преглътнете мислите си и да изготвите измерено съобщение. В тези случаи решението е лесно: Отговорете в рамките на минути, за да уведомите подателя, че сте получили съобщението им, но се нуждаете от малко повече време, за да разрешите нещата. По този начин те знаят, че сте взели предвид имейла им и не просто ги пренебрегват.
2 Използвайте „Отговор на всички“ с повишено внимание.
Shutterstock
Има съществена разлика между опциите „Отговор“ и „Отговор на всички“. И все пак, много потребители на имейли за съжаление не осъзнават това. В случай, че сте един от тях, знайте, че когато изберете последното, всеки получател, който е получил CC в оригиналното съобщение, получава вашия отговор - и по-често не е нужно да заливате входящите кутии на всички.
Тези ненужни масови съобщения са такъв бич, има разговорен термин, който да ги опише: Отговор Allpocalypse . ' И така, следващия път, когато отговаряте на масов имейл, помислете кой наистина трябва да прочете отговора ви: цялата компания или само оригиналния подател?
3 Ако искате отговор от някого, не го CC.
Shutterstock / Jacob Lund
Когато изпращате CC на имейл - което означава, че го „копирате“ с въглерод - това обикновено показва, че искате да го държите в цикъла в разговора, но не е задължително да търсите отговор от него. И като професионален специалист по обучение Даниел Валц предупреждава, злоупотребата с опцията CC може да доведе до проблеми с комуникацията.
„Чрез CC-ing на вашите колеги в много имейли, те може да започнат да спрат да виждат вашите имейли като важни и могат да ги поставят директно в„ референтна папка “или„ четете по-късна папка “, написа тя в LinkedIn пост. „Това може да доведе до пропускане на важна информация в бъдеще.“
Така че, ако очаквате отговор от някой, поставете имейл адреса му в полето „До“ и използвайте пестеливо функцията „CC“.
4 Разберете кога и кога да не използвате BCC.
Shutterstock
Полето BCC е още по-сложно, като постоянно избягва дори и най-опитните потребители на имейли. Но нека го разделим: BCC означава „сляпо копие на копие“, така че макар да е подобно на CC-ing, BCC-ing не показва имейла на този човек на други получатели, което означава, че никой друг от веригата няма да види, че вие включи ги.
И така, кога е добре да се използва BCC? Хилел Пълен на Инк. списание казва, че е строго за масови имейли или когато някой ви запознае по имейл с някой друг.
„Във всеки друг случай, когато изпращате имейли на някого и BCC на някой друг, вие сте нечестни - харесвате или не“, отбелязва Фулд. „Изпращате имейл на Person X и без те да знаят, оставяйки Person Y да подслушва разговора ви. Person X няма представа, че някой друг чете този имейл, а в действителност вие тайно сте го изпратили и на друг.
5 Използвайте удивителни знаци пестеливо.
Shutterstock
Лесно е да хвърлите удивителен знак в имейлите си тук и там, но се опитайте да не правите навик от него. Въпреки че в историята се използват за обозначаване на вълнение, в имейла удивителите лесно могат да бъдат объркани с фалшивост или пасивна агресивност.
духовното значение на лешоядите
„Използването на ненужния удивителен знак в [an] имейл може лесно да унищожи основното значение на вашия текст,“ Анна Верасай обяснява на HR Digest . „Използвайте го само когато трябва да подчертаете нещо, което е важно. Помислете как вашият читател може да тълкува съобщението, когато го прочете. '
6 Бъдете внимателни с използването на хумор.
Shutterstock
Всеки обича a добра шега от време на време, но тъй като тонът може да бъде погрешно разбран, когато не отговаря лично, най-добре е да оставите шегите извън имейлите си. „Запазете хумора за телефонно обаждане или лично“, професор по бизнес писане, Дейвид Силвърман , написа в Харвардски бизнес преглед . „По този начин, когато в другия край на линията или от другата страна на конферентната маса има зашеметено мълчание, мога да кажа:„ Мисля, че може да не осъзнавате колко смешен се смятам за себе си и, като се има предвид това, аз вярвам, че ще спра сега. '
Но сериозно: Основно проучване от 2005 г., публикувано в Вестник за личността и социалната психология разкри, че докато изпращачите прогнозират, че получателите им могат да дешифрират тона си тон 80 процента от времето, получателите всъщност са били в състояние да четат точно тон 56 процента от времето.
7 Пропуснете жаргона.
Shutterstock
С нарастването на незабавните съобщения, съкратените форми на английски език са станали по-широко използвани - като „u“ за „ти“ или „искаш“ вместо „искаш“. Но, както хуморът често не се придържа към имейлите, жаргон е подобна забрана. Според един OnePoll проучване, 37 процента от хората смятат, че употребата на жаргон на работното място е неприемлива, а 55 процента казват, че пропускат „хаха“, когато става въпрос за изпращане на имейл до вашия шеф.
8 Обърнете внимание на темата.
Shutterstock
Тематичните редове са прости, но необходими. И тъй като повечето имейли се четат нататък мобилни устройства —55 процента, според компанията за доставка на имейли Път за връщане - важно е да ги заковавате. Най-добри са кратките, кратки и директни теми. Целта на вашия имейл трябва да бъде ясно посочена и трябва да го ограничите до пет думи или по-малко, защото мобилните устройства отрязват всякакви думи след това.
9 Включете подпис.
Shutterstock
Случвало ли ви се е да получите имейл от някого и да се чудите: „Кой е този от ? ' Въпреки че адресът на подателя може да ви даде няколко улики за това кои са те, понякога това не е достатъчно. Подписът в края на вашия имейл може незабавно да информира получателя кой сте, какво правите и как те могат допълнително да се свържат с вас.
Хората в интегрирана маркетингова агенция Занимателен кажете, че наличието на кутия за подпис на имейл е „като да подавате на човек визитка всеки път, когато изпращате имейл“. Ако все още нямате такъв, добавете подпис, който включва пълното ви име, длъжност, телефонен номер, имейл, уебсайт и фирмено лого.
10 Не забравяйте да целунете (нека бъде кратко и просто).
Shutterstock
Методът KISS е нещо, което повечето от нас са учили в началното училище, но това не означава, че е по-малко необходим по-късно в живота. Бумеранг , приложение за производителност на имейли, проучи ключовите методи за получаване на повече отговори по имейл. Най-голямото им взимане? Най-добре пишете така, сякаш сте на осем години.
Изследването им установи, че имейлите, написани на ниво четене от трети клас, са с 36 процента по-голяма вероятност да получат отговор, отколкото тези, написани на ниво четене в колеж.
11 Обърнете внимание на прикачените файлове.
Shutterstock
Прикачените файлове понякога са необходима част от процеса на електронна поща, но трябва да знаете добре как да ги използвате, преди да прикачите с изоставяне. В дългите вериги за електронна поща те понякога могат да останат незабелязани или пренебрегнати, а неочакваните прикачени файлове обикновено са неотворени, тъй като получателите са предпазливи от електронните вируси.
Най-доброто решение е да извикате вашите прикачени файлове в тялото на вашия имейл. Граматично казва, че най-добрият начин да уведомите получателя за прикачени файлове е да включите съобщение в края на имейла си, което казва нещо по линия на „Прикачил съм [елемент]“ или „Моля, обърнете се към прикачения [елемент] за повече подробности . '
12 Стандартизирайте вашия шрифт.
Shutterstock
Докато играенето със стилове на шрифтове и цветове може да бъде забавно, в професионалния свят няма място за ярко розови Comic Sans. Както се оказва, използването на шрифтове е изключително важно, когато става въпрос за цифрова комуникация, според Колин Уилдън , автор на Тип и оформление: Комуникирате ли или просто правите красиви фигури? „Възможно е да издухате три четвърти от нашите читатели, просто като изберете грешния тип“, каза той Американски писатели и художници .
И така, към какви шрифтове трябва да се придържате, когато става въпрос за имейли? MageMail препоръчва Джорджия, Вердана, Times New Roman, Trebuchet MS или Arial.
13 Прочетете всичко.
Shutterstock
Когато пишете имейл, най-вероятно ще направите грешка, вие сте само човек. Обаче грешките често не се пренебрегват, когато става въпрос за работни имейли. В Анкета по граматика от близо 2000 респонденти, 67 процента казаха, че е така не добре да правите печатарски грешки в имейли, докато само 6% смятат, че това е приемлива грешка.
14 Въведете имейл адреса последен.
Shutterstock
получаване на куче от килограм
Най-лесният начин да се уверите, че не изпращате имейл, преди да е готов или преди да бъде изчистен от всякакви грешки при печатане? Изчакайте, докато всичко е в горна форма, преди да въведете имейл адреса на получателя. Както знаете, правене имейл грешки е един от най-лесните начини да направите грешно впечатление.
„Въпросът не е само в професионализма“, Карън Кеслер , президент на Evergreen Partners, каза за Форбс . „Заложена е репутацията на служителя и на компанията или организацията. Виждали сме лоши решения по имейл да водят до негативни последици за сътрудника - уволнение - и за организацията също - съдебни спорове. “
15 И проверете три пъти името на получателя.
Shutterstock
Една голяма грешка, която трябва да избягвате, е изписването на името на получателя погрешно, така че не забравяйте да проверите тройно, преди да натиснете send. Много хора вижте акта на правописна грешка име толкова мързеливо и необмислено, особено когато правилният правопис е в имейл адреса. Какво трябва да направите, ако случайно направите тази грешка? Катрин Шанли , собственик на My Red Pen Editing, казва незабавното извинение е ключът към запазването на вашето доверие.
16 За професионален бизнес използвайте професионален имейл адрес.
Shutterstock
Докато личният имейл адрес е добре да се използва, когато кореспондирате с приятели или семейство, пазете го от професионалната сфера на бизнеса. Това е особено важно в a потребител-продавач ситуация. 2016 г. GoDaddy проучване сред 1000 американци разкрива, че 75% вярват, че наличието на професионална електронна поща е важен фактор за доверието в онлайн бизнеса, а 33% биха се усъмнили в легитимността на продавача, ако използваха личен имейл адрес.
„Никога не забравяте първото впечатление, нито в реалния живот, нито онлайн“, главен продуктов директор на GoDaddy, Стивън Олдрич , каза в a изявление . „Често първото ви директно взаимодействие с клиент се осъществява по имейл и затова изглеждането на професионалист в този контекст е изключително важно.“
17 Не забравяйте, че всичко може да бъде споделено.
Shutterstock
Независимо дали става въпрос за препращане, BCC-инжиниране или просто мигане на телефона в нечие лице, важно е да запомните, че всичко, което напишете в имейл, може да бъде видяно от някой различен от желания получател. Следователно цялата ви електронна комуникация трябва да бъде професионална и безрискова. В крайна сметка имейлите дори могат да бъдат допустимо в съда , така че е най-добре никога да не изпращате нищо, което може да бъде използвано срещу вас по-късно. А за повече начини да подобрите работния си живот, разгледайте 25 гениални трикове за работа по-умно и не по-трудно .
За да откриете още невероятни тайни за това как да живеете най-добрия си живот, Натисни тук да ни следвате в Instagram!
